Система электронного документооборота — оптимизация работ с документами

Шрифт
0
Обсудить

СЭД

С каждым днем все больше фирм и государственных органов испытывают потребность перехода от традиционных согласований на бумажных носителях к электронным. Такое желание вполне объяснимо. Ведь система электронного документооборота имеет массу преимуществ. А именно:

  1. Защита документации от механических повреждений (пожар либо форс-мажорные ситуации).
  2. Повышение производительности.
  3. Быстрый доступ к необходимой информации.
  4. Уменьшение издержек предприятия (сокращение расходов).
  5. Улучшение взаимодействия между внутренними отделами.
  6. Коллективная работа (можно одновременно беспрепятственно работать с одним файлом).
  7. Уменьшение дополнительного персонала.
  8. Повышение корпоративного сознания.
  9. Уменьшение трат, связанных с хранением документации.
  10. Интеграция с офисными программами.
  11. Уменьшение ошибок, связанных с человеческим фактором.

СЭД

Что же представляет собой согласование документов? Итак, данный процесс - это анализ уполномоченными органами в лице должностных особ, которые проверяют, соответствует ли содержимое проекта нормативным документам и действующему законодательству. А также делают резюме о целесообразности издания документа. После того, как проект прошел процедуру согласования, ему необходимо пройти процедуру подписания (утверждения), во время которой осуществляется окончательное принятие решения. И лишь после этого проект документа приобретает статус действующего.

СЭД

В большинстве случаев к сэд прибегают если требуется согласовать такие виды документов, как приказы, договора, распоряжения, письма. После того, как согласование их произошло, они распечатываются из электронной системы, а затем подписываются.

Система электронного документооборота дает возможность согласовывать проекты документов по гибкой схеме. Проект может быть сразу одобрен, а может быть отправлен на доработку. Важно, что сохраняется версионность документа. Это дает возможность обращаться к начальной версии или же просмотреть документ на любой его этапе.

СЭД

Таким образом, можно сделать вывод, что переход на электронную систему документооборота позволяет автоматизировать, оптимизировать, значительно упростить такие процессы, как создание документа, его согласование и последующее утверждение. При этом организация экономит массу времени, которое можно потратить на развитие предприятия.

Лучшие посты
Прикольные картинки для субботнего настроения Прикольные картинки для субботнего настроения Фото с просторов России: другой такой страны нет Фото с просторов России: другой такой страны нет Неприличный юмор: картинки, комменты, истории Неприличный юмор: картинки, комменты, истории Баянистый юмор: выдержанные шутки, раритетные картинки Баянистый юмор: выдержанные шутки, раритетные картинки Забавные комменты и истории из соцсетей Забавные комменты и истории из соцсетей 90-е: прошлое в ретро-фотографиях 90-е: прошлое в ретро-фотографиях Ретро-фотографии: необычные кадры и знаковые события Ретро-фотографии: необычные кадры и знаковые события С добрым утром: картинки и шутки для настроения С добрым утром: картинки и шутки для настроения Прикольные картинки и веселы комменты: вторник Прикольные картинки и веселы комменты: вторник Шутки, юмор и другие развлечения субботы Шутки, юмор и другие развлечения субботы Комменты, истории и яркие картиночки: улыбнись Комменты, истории и яркие картиночки: улыбнись У семьи в Москве мошенники украли все деньги У семьи в Москве мошенники украли все деньги Заброшенные места с особенной атмосферой Заброшенные места с особенной атмосферой Вы оставляете кота за дверью, но он не оставляет вас Вы оставляете кота за дверью, но он не оставляет вас Тара Рид из «Американского пирога» потрясла поклонников Тара Рид из «Американского пирога» потрясла поклонников Ретро-фотографии из бурных 90-х Ретро-фотографии из бурных 90-х Лайфхак для настоящих любителей зимних походов и рыбалки Лайфхак для настоящих любителей зимних походов и рыбалки Прикольные картинки: юмор на весь день Прикольные картинки: юмор на весь день Буратино и Queen: неожиданное сочетание Буратино и Queen: неожиданное сочетание Гаджеты из прошлого: что за странная штука? Гаджеты из прошлого: что за странная штука? Klod Mande и его новые фотожабы Klod Mande и его новые фотожабы Юмор про это: яркий, веселый, взрослый Юмор про это: яркий, веселый, взрослый Забавные картинки: юмор, шутки и котики Забавные картинки: юмор, шутки и котики Как работали и жили советские фарцовщики Как работали и жили советские фарцовщики Находки: неожиданные и странные сюрпризы Находки: неожиданные и странные сюрпризы Обычный день в школе: у парня сдали нервы Обычный день в школе: у парня сдали нервы Нападение ягуара в Бразилии закончилось трагедией Нападение ягуара в Бразилии закончилось трагедией Сын Семена Альтова разбился на Porsche Сын Семена Альтова разбился на Porsche Прикольные картинки, комменты и высказывания для правильного утра Прикольные картинки, комменты и высказывания для правильного утра Загадка гибели людей в свинцовых масках Загадка гибели людей в свинцовых масках
Еще посты