Система электронного документооборота — оптимизация работ с документами

Шрифт


СЭД

С каждым днем все больше фирм и государственных органов испытывают потребность перехода от традиционных согласований на бумажных носителях к электронным. Такое желание вполне объяснимо. Ведь система электронного документооборота имеет массу преимуществ. А именно:

  1. Защита документации от механических повреждений (пожар либо форс-мажорные ситуации).
  2. Повышение производительности.
  3. Быстрый доступ к необходимой информации.
  4. Уменьшение издержек предприятия (сокращение расходов).
  5. Улучшение взаимодействия между внутренними отделами.
  6. Коллективная работа (можно одновременно беспрепятственно работать с одним файлом).
  7. Уменьшение дополнительного персонала.
  8. Повышение корпоративного сознания.
  9. Уменьшение трат, связанных с хранением документации.
  10. Интеграция с офисными программами.
  11. Уменьшение ошибок, связанных с человеческим фактором.

СЭД

Что же представляет собой согласование документов? Итак, данный процесс - это анализ уполномоченными органами в лице должностных особ, которые проверяют, соответствует ли содержимое проекта нормативным документам и действующему законодательству. А также делают резюме о целесообразности издания документа. После того, как проект прошел процедуру согласования, ему необходимо пройти процедуру подписания (утверждения), во время которой осуществляется окончательное принятие решения. И лишь после этого проект документа приобретает статус действующего.

СЭД

В большинстве случаев к сэд прибегают если требуется согласовать такие виды документов, как приказы, договора, распоряжения, письма. После того, как согласование их произошло, они распечатываются из электронной системы, а затем подписываются.

Система электронного документооборота дает возможность согласовывать проекты документов по гибкой схеме. Проект может быть сразу одобрен, а может быть отправлен на доработку. Важно, что сохраняется версионность документа. Это дает возможность обращаться к начальной версии или же просмотреть документ на любой его этапе.

СЭД

Таким образом, можно сделать вывод, что переход на электронную систему документооборота позволяет автоматизировать, оптимизировать, значительно упростить такие процессы, как создание документа, его согласование и последующее утверждение. При этом организация экономит массу времени, которое можно потратить на развитие предприятия.


Оставить комментарий
Лучшие посты
Китайские студенты сорвали лекцию Горбачева: «Не простим предательства!» Китайские студенты сорвали лекцию Горбачева: «Не простим предательства!» Якутский водитель только через полгода понял, кого он приютил Якутский водитель только через полгода понял, кого он приютил Крупнейшая трагедия на Курилах — город, смытый в океан Крупнейшая трагедия на Курилах — город, смытый в океан 20 фото для людей с самыми крепкими нервами 20 фото для людей с самыми крепкими нервами 86 забавных картинок и прикольных комментов с просторов сети 86 забавных картинок и прикольных комментов с просторов сети 89 Смешных картинок с надписями для поднятия настроения 89 Смешных картинок с надписями для поднятия настроения 78 прикольных картинок, приличных и не очень 78 прикольных картинок, приличных и не очень 84 забавных картинок и прикольных комментов из сети 84 забавных картинок и прикольных комментов из сети 51 прикольная картинка с подписями для поднятия настроения 51 прикольная картинка с подписями для поднятия настроения 23 ностальгических фото с той самой атмосферой 90-х 23 ностальгических фото с той самой атмосферой 90-х Для них тупиков просто не существует — они мастера выкручиваться Для них тупиков просто не существует — они мастера выкручиваться В эту историю трудно поверить — история замерзшей Джин Хиллиард В эту историю трудно поверить — история замерзшей Джин Хиллиард 23 реальных фото, к которым не прикасались фотошоперы 23 реальных фото, к которым не прикасались фотошоперы 20 фото удивительных и забавных деталей окружающего мира 20 фото удивительных и забавных деталей окружающего мира Плотина Вайонт: что заставило забросить новую ГЭС в Италии Плотина Вайонт: что заставило забросить новую ГЭС в Италии Знаковые ретрофотографии: интересные и редкие Знаковые ретрофотографии: интересные и редкие 20 простых хитростей, которые сильно упрощают жизнь 20 простых хитростей, которые сильно упрощают жизнь «Что за штуку я нашел?»: простые ответы на сложные вопросы «Что за штуку я нашел?»: простые ответы на сложные вопросы 56 демотиваторов позитивных и ироничных, для поднятия настроения 56 демотиваторов позитивных и ироничных, для поднятия настроения Нестандартный ракурс: 14 обычных и не очень вещей в разрезе Нестандартный ракурс: 14 обычных и не очень вещей в разрезе История из жизни : Два дебила — это сила История из жизни : Два дебила — это сила Глобальное потепление, гора Эверест и десятки тел на склонах Глобальное потепление, гора Эверест и десятки тел на склонах «Что это такое?»: специалисты из сети опознают «приблуды» «Что это такое?»: специалисты из сети опознают «приблуды» Японские тюрьмы самые «ужасные» в мире хотя там опрятно и тихо Японские тюрьмы самые «ужасные» в мире хотя там опрятно и тихо 21 ретро-фото, показывающее как выглядели девушки-подростки 21 ретро-фото, показывающее как выглядели девушки-подростки Монтажная пена: достойный конкурент синей изоленты Монтажная пена: достойный конкурент синей изоленты Свежая жуть из Австралии — необычный зубастый улов Свежая жуть из Австралии — необычный зубастый улов Ада Блэкджек: продержаться до конца и выжить Ада Блэкджек: продержаться до конца и выжить Осколки истории: 71 редкая ретро-фотография Осколки истории: 71 редкая ретро-фотография Свежая порция переживаний из соц сетей (15 скринов) Свежая порция переживаний из соц сетей (15 скринов)
Еще посты