Организация архивов госорганов: основные проблемы

Шрифт


архив

Увеличение объемов документации постоянного хранения

Середина 80-х гг. XX в. ознаменовалась началом интенсивной деятельности госорганов различного уровня в связи с преобразованиями системы государственного управления в Российской Федерации.

В результате уже к 1990-м гг. документооборот возрос на порядок, причем большая часть документов подлежала постоянному хранению.

Начало административной реформы в 2005 г. способствовало наращиванию объемов документооборота, а введение регламентирования деятельности госорганов, обязанностей госслужащих, государственных функций и услуг породило целую лавину документов, подлежащих постоянному хранению.

К концу первого десятилетия XXI в. архивы госорганов большинства субъектов Российской Федерации уже не могли принимать такие объемы документов, поэтому Росархив продлил срок нахождения бумаг в офисах до 5 лет. Однако это не решило проблему размещения вновь образующихся архивов.

архив

Снижение архивных площадей

Традиционно архивные помещения расположены в зданиях госорганов: в подвале, цоколе или на первом этаже, реже – на втором. Причем в большинстве случаев этим зданиям более 50 лет, и в подвале не предусмотрена возможность создания необходимого температурно-влажностного режима.

Если в такие помещения устанавливают дополнительные стеллажи или другие приспособления для архивного хранения бумаг, то это негативно сказывается не только на их климатических показателях, но и на состоянии документов. К тому же переполнение хранилищ не решает проблему с размещением новых документов.

Необходим поиск дополнительных помещений для архива вне зданий госорганов. Это сложный и долгий процесс, поскольку внеофисное хранение документов предполагает обеспечение не только обязательных требований санитарных норм, норм пожаробезопасности, но и быстрого доступа к архиву, а также его конфиденциальность.

архив

Оптимизация штатной численности и функционала

В рамках реализации административной реформы проводится ежегодное сокращение штатов госорганов за счет расширения функционала. В первую очередь ему подлежат кадры, отвечающие за обеспечение, например, делопроизводство.

Однако некоторые обязанности сложно оптимизировать. К таким принадлежит опись документов для передачи в архив – трудоемкий процесс, требующий пошагового выполнения. С другой стороны, такая работа проводится не постоянно, а в установленные периоды времени, поэтому вполне можно воспользоваться услугой аутсорсинга. Есть множество примеров, когда госорганы передавали компетентным компаниям отдельные функции по делопроизводству, ведению бухгалтерии и т.д. Это, в свою очередь, позволило оптимизировать штат и уменьшить расходы на содержание.

Объемы архивов госорганов можно намного уменьшить путем перехода с бумажных носителей на электронные. Однако организация электронного документооборота и архивов в настоящее время рассматривается только как проект.


Оставить комментарий
Лучшие посты
Великий праздник 9 Мая, или полное глумление над нашей историей Великий праздник 9 Мая, или полное глумление над нашей историей 57 забавных картинок и веселых комментов для поднятия настроения 57 забавных картинок и веселых комментов для поднятия настроения Колоритная парочка — только ленивый не смеялся над ними Колоритная парочка — только ленивый не смеялся над ними 30 примеров несусветной дичи, которую кто-то же покупает 30 примеров несусветной дичи, которую кто-то же покупает Подборка веселых картинок и забавных комментов (35 фото) Подборка веселых картинок и забавных комментов (35 фото) Реакция жен на приговор по делу Кокорина и Мамаева Реакция жен на приговор по делу Кокорина и Мамаева Моа: новозеландский тракторист сделал сенсационную находку у реки Моа: новозеландский тракторист сделал сенсационную находку у реки Средний палец и английский лук: история одного жеста Средний палец и английский лук: история одного жеста Элизабет Пэрриш — первый генно-модифицированный человек Элизабет Пэрриш — первый генно-модифицированный человек 56 забавные картинки и комментарии для хорошего настроения 56 забавные картинки и комментарии для хорошего настроения 57 забавных картинок и прикольных комментариев 57 забавных картинок и прикольных комментариев Подборка забавных картинок и прикольных комментариев (51 фото) Подборка забавных картинок и прикольных комментариев (51 фото) 25 фото, демонстрирующих все безумие нашего мира 25 фото, демонстрирующих все безумие нашего мира Томас Меррилин — путешественник во времени и его коллекция Томас Меррилин — путешественник во времени и его коллекция Многодетная мать: Два доллара на пулю = мяса на 600 баксов Многодетная мать: Два доллара на пулю = мяса на 600 баксов Наказание любителей нестандартной парковки во Владивостоке Наказание любителей нестандартной парковки во Владивостоке Забавные картинки, демотиваторы и веселые комменты из соцсетей Забавные картинки, демотиваторы и веселые комменты из соцсетей Захоронение сарматских вождей найдено в деревне Никольское Захоронение сарматских вождей найдено в деревне Никольское 85 забавных фото, картинок и комментариев для хорошего настроения 85 забавных фото, картинок и комментариев для хорошего настроения Осколки истории : 73 интересных и редких фотографий Осколки истории : 73 интересных и редких фотографий Хорошо в деревне летом, да и зимой вроде тоже ничего Хорошо в деревне летом, да и зимой вроде тоже ничего Как Айзек Азимов 35 лет назад описал 2019 год Как Айзек Азимов 35 лет назад описал 2019 год Остров Палмерстон: особенный остров с необычным населением Остров Палмерстон: особенный остров с необычным населением Водитель Лексуса запер людей в подъезде на 9 мая Водитель Лексуса запер людей в подъезде на 9 мая 24 примера, когда хороший сервис цениться выше услуги 24 примера, когда хороший сервис цениться выше услуги Сделал тест ДНК и доказал, что аристократического происхождения Сделал тест ДНК и доказал, что аристократического происхождения Лысеющий полный японец, который в корне изменил свою жизнь Лысеющий полный японец, который в корне изменил свою жизнь Казань: река Волга сильно обмелела, обнажив древнюю мостовую Казань: река Волга сильно обмелела, обнажив древнюю мостовую 40 лет назад девушка потеряла кошелек и теперь ее ищет полиция 40 лет назад девушка потеряла кошелек и теперь ее ищет полиция Кто они — любимые жены российских знаменитостей Кто они — любимые жены российских знаменитостей
Еще посты